Tips voor het organiseren van markten en evenementen
Regelmatig vindt u me op een natuurmarkt, een kunstmarkt of bij een bijzonder evenement.
Voor zover dat bij mijn activiteiten past.
Allerlei evenementen hebben me in der loop der jaren een klein beetje ervaring opgeleverd. Niet alleen als mede-organisator van een fijne kunstmarkt in Noord-Nederland, maar zeker ook als deelnemer aan allerlei uiteenlopende kunst-, cultuur- en natuur-activiteiten.
Punten van overweging
Een evenement kent een aantal totaal van elkaar verschillende betrokken elementen.
- locatie
- omwonenden
- wettelijke bureaucratische regelgevers en controleurs
- de organisatie die iets op touw zet
- de groep uitvoerende deelnemers (standhouders)
- de groep opluisterende deelnemers (randprogramma)
- het weer
- concurrerende activiteiten
- en, schrik niet: de (gewenste) bezoekers
Hierboven ziet u de hoofdmoot.
Er zijn beslist meer punten van aandacht te bedenken.
Leef u uit!
Mocht ik ooit nog eens zin en tijd hebben, voorzie ik dit overzicht misschien nog wel eens van meer 'ondertiteling'. Voorlopig hou ik het bij de voor ons -deelnemers- meest belangrijke punten.
- De ervaring leert me dat bij de organiserende mensen veelal niet de exposerenden op de eerste plaats staan, maar het randprogramma dat het publiek vermaak 'dient' te brengen. Zeker het eerste en het laatste uur willen standhouders graag de kans hebben met bezoekers van gedachten te wisselen en niet voor joker te staan. Dat laatste gebeurt in de praktijk helaas maar al te vaak. Ik weet het; het blijft moeilijk een evenwichtige verhouding te vinden, maar het gaat er wel om wie u de prioriteit geeft. Deelnemers kunnen in de toekomst om onder andere deze reden verstek laten gaan. Is dat wat u wilt?
- Randprogramma's maken te vaak teveel herrie. Het publiek krijgt soms niet eens de kans in gesprek te komen of te blijven door een overmaat aan lawaai. Een randprogramma mag in mijn optiek alleen maar 'achtergrondmuziek' zijn. Daar waar de organisatie het goed regelt, zie je veel vrolijke mensen.
- Randprogramma's vragen vaak te lange tijd achter elkaar de aandacht van de bezoekers van het evenement. Organiseert u een braderie of vreterie? Leef u uit! Wilt u een thema-gebeuren waar het publiek met de standhouder echt praat? Denk dan na!
- Voor standhouders die materiaal presenteren waarbij de kleur van belang is, kunt u ze geen groter verdriet doen dan door een marktkraam neer te zetten met gestreepte, geblokte of gekleurde zeilen boven de kraam. Voor mij een reden om een volgende keer liever niet weer te komen.
- Wanneer u als organisatie een website heeft met daarop vermelding van de deelnemers, gebruik dan absoluut geen onderstreepte tekst om alleen de deelnemers te noemen, zonder dat er op die plek een koppeling is naar de website van die deelnemer. Een onderstreepte tekst geeft in web-wereld-land nu eenmaal altijd een link aan naar een andere pagina.
- Het is plezierig om een plattegrondje te ontvangen waarop staat hoe men kan aanrijden, liefst vanuit twee of drie richtingen, waar men zich als deelnemer dient te melden, waar men naar de plaats van bestemming rijdt, hoe men daar weer weg komt om de gewenste parkeerplek te vinden. Is deze informatie niet of onvolledig beschikbaar, betekent dat automatisch dat de wens om aan een evenement mee te doen afneemt of soms zelfs omslaat in tegenzin. Een geschreven route is niet te lezen onder het rijden, vandaar dat een plattegrond voor een chaufeeur veel beter werkt. Dan wel groot afdrukken svp. Eventueel een deel-plattegrond en een aanrijroute-plattegrond. Het is werk, kost tijd, maar levert u veel waardering en tevreden klanten; de deelnemers.
- Geef aan waar de toiletten zijn. Een aantal deelnemers komt mogelijk van ver, heeft last van de blaas of 'moet' gewoon.
- Geef met een paar bordjes aan waar de parkeerplaatsen zijn voor de deelnemers. Plastificeer die desnoods met zwaar laminaat, dan zijn ze jaren later nog bruikbaar. Niet alleen een pijltje links of rechts, maar ook: rechtdoor.